La vie d’une entreprise est loin d’être un long fleuve tranquille car elle doit sans cesse évoluer, changer et s’adapter à son nouvel environnement. Déménager constitue un investissement majeur. Aujourd’hui, le changement est au cœur des préoccupations, comme nous en parlions précédemment dans l’article sur « Le nouveau bureau ou le flex office ». La pandémie mondiale due à la Covid-19, pousse les entreprises à prendre des décisions dans l’urgence pour minimiser les pertes. Ce problème d’actualité génère de nombreux déménagements à cause des surfaces de moins en moins utilisées. Le changement de mode de travail, le flex office (ou bureau flex) et la transformation digitale sont de nouveaux facteurs à prendre en compte. L’évolution vers de nouvelles surfaces plus petites pour accueillir moins de salariés pousse donc à un réaménagement du lieu de travail.
Réussir le déménagement de son entreprise en 7 étapes
1) Déménagement professionnel : trouver les nouveaux bureaux en fonction de l’entreprise
En premier lieu, il est important de définir les besoins de son entreprise afin de trouver les locaux qui vous conviennent.
Pour amorcer votre projet de déménagement professionnel, la première étape est de se questionner sur la taille de vos locaux : souhaitez-vous qu’ils aient plus ou moins de surface ? Qu’ils soient mieux localisés en fonction de l’activité de votre entreprise ? Etc.
Se poser les bonnes questions est la base de votre changement professionnel. Un déménagement se prépare en amont : il faut donc déterminer la meilleure adéquation en fonction de vos critères, établis au préalable.
The Butler vous aide dans l’amorce de votre déménagement professionnel, en définissant vos besoins et en vous faisant des propositions adaptées. Également, pour vous aiguiller sur la recherche de vos nouveaux locaux, il existe de nombreux annonceurs spécialisés dans la commercialisation de surfaces de bureaux professionnels.
2) Définir son budget pour déménager son entreprise
L’estimation du budget est un point majeur à prendre en compte lors d’un déménagement professionnel. Il est donc important de choisir le bon prestataire (nous proposons ce service chez Le Majordome, n’hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez plus d’informations).
Un déménagement constitue un coût non négligeable, il faut donc l’estimer en amont. Faire en fonction de ses moyens n’est pas toujours une tâche aisée et tout dépend de l’objectif de base de votre relocalisation. En outre, il faut penser à de nombreuses dépenses annexes au loyer telles que les travaux, le dépôt de garantie, la cession du bail, la logistique des déménageurs, etc.
En résumé, le budget d’un déménagement professionnel ne se constitue pas seulement d’un nouveau loyer et d’un camion de déménagement, c’est un vrai poste de dépense « temps et argent » à prendre en considération.
3) Avoir un responsable déménagement dans son entreprise
Un déménagement requiert une bonne organisation. Les opérations logistiques doivent être parfaitement coordonnées. Il est donc primordial de ne pas s’y atteler seul et d’être accompagné par des professionnels. Des imprévus tels que des retards, de la casse, peuvent surgir et être déstabilisants. Cependant, avec un bon logisticien dans votre équipe, vous savez apprécier la charge de travail et gérer les éventuels désagréments.
Le responsable de votre déménagement peut être un collaborateur interne de votre entreprise, comme le responsable des services généraux, ou bien un prestataire externe comme le Majordome.
4) Trier et recycler pour éviter le gâchis
Dans une société de consommation où tout change à toute allure, les entreprises oublient souvent que beaucoup de biens peuvent être réutilisables. Avant de jeter votre mobilier lors du déménagement de votre entreprise, mieux vaut vérifier s’il ne peut pas être recyclé.
Pour le savoir, il faut utiliser la méthode des 3 RV : Réduction à la source, Réemplois, Recyclage. De plus, Le Majordome vous accompagne dans vos opérations de recyclage. Un bon moyen pour vous délester du surplus tout en récupérant un petit bénéfice.
5) Bien s’organiser pour optimiser son déménagement de son entreprise
Pour ne pas se perdre dans son déménagement professionnel, il faut bien étiqueter ses cartons. C’est pour cela qu’un tri en amont des papiers, des dossiers, doit être effectué. C’est également un bon moyen pour se séparer des documents obsolètes présents tels que des anciennes affiches par exemple.
Rester plusieurs années dans les mêmes locaux provoque une accumulation de papiers et d’objets inutiles, nous l’avons tous constaté un jour ou l’autre. Déménager sont entreprise est donc une bonne occasion pour trier et repartir sur de bonnes bases. Il faut prendre cela comme un nouveau départ, plus fonctionnel et mieux organisé.
6) Repenser la décoration de ses locaux professionnels
Déménager son entreprise est une bonne opportunité pour la moderniser et rendre le lieu de travail plus agréable. Créez une atmosphère originale et plaisante pour les salariés, ajoutez une salle de repos, de nouveaux outils de travail plus performants, etc. Vous n’avez pas besoin d’un budget conséquent pour donner une touche de modernité à vos espaces professionnels : un petit rafraîchissement côté peinture, un nouveau canapé, quelques cadres décoratifs et le tour est joué !
Et si le déménagement de votre entreprise est aussi une occasion de passer au Flex office, afin de dynamiser et moderniser encore plus vos méthodes de travail ?
7) Déménager son entreprise : changer les abonnements et l’adresse
Un point à ne pas oublier quand vous déménagez, c’est d’effectuer le changement d’adresse de votre entreprise. Sur un plan administratif, il faut penser à communiquer à tous vos interlocuteurs, votre nouvelle adresse postale : clients, fournisseurs, organismes publics, etc.
Pensez également à modifier les en-têtes de tous vos documents : courriers, factures, devis, plaquette commerciale, cartes de visites, etc. Un oubli peut être lourd de conséquences. Si vos clients viennent souvent dans vos locaux, mieux vaut les prévenir en amont avec une soirée d’inauguration par exemple.
Enfin, un dernier conseil : opter pour un changement d’adresse à La Poste afin de ne perdre aucun courrier en chemin !
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